La gestion des fournisseurs dans Dolibarr vous permet de centraliser toutes vos relations d'achat : coordonnées, conditions tarifaires, factures reçues et paiements effectués.
Créer une fiche fournisseur
Allez dans Tiers → Nouveau tiers et cochez le type Fournisseur (vous pouvez cocher aussi Client si ce partenaire est les deux) :
- Raison sociale : nom légal exact de votre fournisseur.
- SIRET : le numéro SIRET est important pour la conformité comptable et la facturation électronique.
- Numéro de TVA intracommunautaire : obligatoire pour les fournisseurs européens hors France.
- Adresse : adresse postale complète (utile pour les règlements par chèque ou courrier).
- RIB / IBAN : saisissez le RIB de votre fournisseur dans l'onglet Paiements pour faciliter les virements.
- Conditions de paiement : à 30 jours, 45 jours fin de mois… respectez les délais légaux (Loi LME : 60 jours maximum).
- Mode de règlement : virement SEPA, chèque, prélèvement.
Gérer les contacts fournisseurs
Ajoutez les interlocuteurs chez votre fournisseur (commercial attitré, comptabilité, SAV) dans l'onglet Contacts/Adresses. Pour chaque contact, précisez sa fonction et ses coordonnées directes. Cela facilite la communication lors d'un litige ou d'une relance.
Renseigner les références et conditions tarifaires
Dans l'onglet Informations complémentaires, notez votre numéro de compte client chez ce fournisseur (sa référence pour vous). Si ce fournisseur applique une remise systématique, vous pouvez le préciser dans les notes pour application manuelle.
Saisir une facture fournisseur
Lorsque vous recevez une facture d'un fournisseur, allez dans Facturation/Achats → Factures fournisseurs → Nouvelle facture fournisseur :
- Sélectionnez le fournisseur.
- Saisissez la référence de la facture reçue (son numéro, pas le vôtre).
- Indiquez la date de la facture et la date d'échéance.
- Ajoutez les lignes (description, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA).
- Validez la facture pour la comptabiliser.
Suivre les paiements fournisseurs
Une fois la facture réglée, enregistrez le paiement depuis la fiche facture fournisseur, bouton Enregistrer un règlement. Sélectionnez le compte bancaire débité, la date et le mode de paiement. La facture passera au statut Payée.
Tableau de bord achats
Le widget Factures fournisseurs impayées sur votre tableau de bord vous donne une vue immédiate des sommes dues. Vous pouvez aussi générer un état des achats par période depuis Facturation/Achats → Rapports.
Conseil comptable : saisissez toujours vos factures fournisseurs dès leur réception, même si vous ne les payez que plus tard. Cela garantit une vision exacte de votre trésorerie prévisionnelle.